关于规范办理学籍异动手续事宜的通知

作者: 时间:2019-06-21 点击数:


各学院(部):

为进一步规范学籍管理,落实教育部令第41号和学校相关规定,维护学生合法权益,避免纠纷,现将规范办理学籍异动手续事宜通知如下:

一、休学、保留学籍

1.休学指在籍生因病、因事、创业等,保留学籍指在籍生自费出国、参加校际联合培养、应征参军等。

2.休学累计不得超过3年,休学次数不得超过2次(不含经批准的创业休学);自费出国保留学籍限1次1年;校际联合培养须在学校规定的最长学习年限内完成学业;应征参军保留学籍至其退役后2年内。

3.学生办理休学(保留学籍)手续时,须学生或家长填写《沈阳航空航天大学休学审批表》,在休学(保留学籍)原因栏内除写明休学(保留学籍)原因外,还应写明“休学(保留学籍)期满,我未在7日内向学校申请复学,则同意学校按教育部令第41号第三十条之规定,给予退学处理”。

若学生或家长不能亲自办理时,可委托他人办理,同时须提供学生本人或家长的授权委托书,可由受委托人填写休学审批表,并写明“我负责转达休学学生‘逾期不申请复学,则同意学校按照相关规定给予退学处理’”。

附件1:休学(保留学籍)家长身份证复印件(须写明“我是***家长,此复印件仅限办理休学(保留学籍)使用”+家长签名+日期。若家长因故无法书写,应由休学(保留学籍)学生在其家长身份证复印件上代写“我的父亲(母亲)***同意本人办理休学(保留学籍)手续”+休学(保留学籍)学生签名+日期)

附件2-1:授权委托书(须写明“因……,本人不能前往学校办理休学(保留学籍)手续,特此授权***全权处理本人休学(保留学籍)事宜”+委托人签字+日期)(委托须提供)

附件2-2:创业相关证明材料(休学创业须提供)

附件2-3:校医院诊断书(因病休学须提供)

4.校际联合培养学生按照学校相关规定办理保留学籍手续,并在保留学籍申请中写明“逾期未申请复学,则同意学校按照教育部令第41号第三十条之规定给予退学处理”

二、退学

(一)学生自身原因主动退学

5.学生本人(或家长)填写《沈阳航空航天大学退/转学审批表》,退学原因栏内除填写退学原因外,还应注明附件材料清单及页数。

若本人或家长因故无法亲自办理时,可委托他人办理,同时须提供学生本人或家长的授权委托书。

附件1:退学学生身份证复印件(须写明“此复印件仅限本人办理退学使用”+签名+日期)

附件2:退学家长身份证复印件(须写明“我是***家长,此复印件仅限办理退学使用”+家长签名+日期。若家长因故无法书写,应由退学学生在家长身份证复印件上代写“我的父亲(母亲)***同意本人办理退学手续”+退学学生签名+日期)

附件3:授权委托书(须写明“因……,本人不能前往学校办理退学手续,特此授权***全权处理本人退学手续事宜”+委托人签字+日期)

(二)按学籍管理规定应予退学

6.休学或退役或保留学籍期满未申请复学(仅限此要求公布日前已办的)。

学生所在学院通过与学生或家长电话(短信)沟通、微信/QQ、快递等形式,告知学生或家长“***(***家长),你(你的孩子)已休学(保留学籍或退役)期满,请于      年   月   日前办理复学手续。逾期未申请,学校将依据教育部令第41号第三十条给予你(你的孩子)退学处理。”

1)若主动办理,所需材料请参照第5条提供;

2)若不主动办理,学生所在学院出具告知过程的情况说明(须出具人及主管领导签字并加盖公章),同时附告知方式的有效凭证,如:短信告知和对方确认收到的截图并由联系人签字、电话录音(与通话内容一致的情况说明材料并由通话人签字)、微信或QQ的完整聊天记录截图并由沟通人签字、邮寄快递凭证及物流跟踪(接收记录)截图并由邮寄人签字等。

7.因学习成绩不合格应予退学。

若学生在校,学生所在学院向学生直接或间接送达《退学处理决定书》,学生本人签收件交由学校统一存档,间接送达可以摄像并由两名以上见证人签字和送达人签字。

1)送达《退学处理决定书》前,学生所在学院应与学生核对并确认其所获得学分少于学校规定的最低学分(须学生本人签字);

2)学生主动办理退学的,所需材料参照第5条提供;

3)不主动办理的,则按已送达并签收的退学处理决定书处理。

若学生不在校,应参照第6条提供材料。告知内容“***,在     年学籍处理中,经学院核查,你累计取得的学位课及考试课学分     少于应取得最低学分标准     这是第4次学业不合格。依据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)第三十条,学校将给予你退学处理。依据教育部令第41号第六十条,你如果对处理决定有异议,在接到处理决定之日起10日内,向学校申诉委员会提出书面申诉,逾期不提出申诉的视为无异议而不再受理。”

告知方式及有效凭证参照第6条处理。

8.超学制退学。

若学生在校,学生所在学院向学生直接或间接送达《退学处理决定书》,学生本人签收件交由学校统一存档;间接送达可以摄像并由两名以上见证人签字和送达人签字,相关材料交学校统一存档。

1)送达《退学处理决定书》前,学生所在学院应与学生核对并确认其超学制(须学生本人签字);

2)学生主动办理退学的,所需材料参照第5条提供;

3)不主动办理的,则按已送达并签收的退学处理决定书处理。

若学生不在校,应参照第6条提供材料。告知内容“***,在     年学籍处理中,经学院核查,你于    9月入学,在学校规定的最长学习年限7年内,未完成学业。依据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)第三十条,学校将给予你退学处理。依据教育部令第41号第六十条,你如果对处理决定有异议,在接到处理决定之日起10日内,向学校申诉委员会提出书面申诉,逾期不提出申诉的视为无异议而不再受理。” 

告知方式及有效凭证参照第6条处理。

9.未经批准离校连续两周未参加学校规定的教学活动应予退学。

1)若主动办理,所需材料请参照第5条提供;

2)不主动办理且学生不在校。学生所在学院应通过邮寄告知函、短信、微信或QQ聊天工具等方式,告知学生“自     年   月    日-   月   日连续    天,你未经批准擅自离校,限你于   月   日内返校参加教学活动。逾期未返校,依据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)第三十条“未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动可予退学处理”和《沈阳航空航天大学学生学籍管理规定》第四十七条之规定,学院将逐级提交校长办公会研究”。建议同时告知其父母。

学院除需提供学生收到告知凭证外,还应提供①任课教师在课堂上连续2周以上的原始考勤凭证并由教师签字,同时附教师课表;②学生所在班级连续2周以上晚点名签到表和同班各寝室学生连续2周以上在寝签到表原始凭证。

学生逾期未返校后,学生所在学院向教务处提交给予该生退学处理意见,附上述通知过程佐证材料,教务处审核后,提交校长办公会研究。根据研究结果 ,学校出具处理决定,由学生所在学院送达学生和家长。

三、学籍重新编入下一年级

参照上述提供相关材料存档

四、其他

1.各学院应对学籍管理工作予以高度重视,指定专人负责严格审查学生所提供材料,对不符合要求的告知办理人补充或完善相关手续。

2.教务处是学校学籍异动手续的归档单位。学生办理学籍异动手续所提供材料由教务处负责统一存档,其他单位若需要存档应自行复印。

3.本通知公布之日起,各学院应按照通知要求进行学籍异动手续规范管理。

 

                                      教务处

                              二〇一八年四月三日

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